ANALISIS
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DI MA NURUL HIKMAH BANYUASIN 1
Laporan ini Disusun
untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah
Proses Bisnis
Dosen :
Nyimas Sofiah, S.Kom,
MM, M. Kom
Disusun
oleh:
1.
Randi
2.
Suparji
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS BINADARMA
PALEMBANG
2016
ANALISIS SISTEM INFORMASI
PERPUSTAKAAN MA NURUL HIKMAH BANYUASIN 1
Sekilas tentang perpustakaan
Perpustakaan adalah sebuah koleksi
buku dan majalah. Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi
perseorangan, namun perpustakaan lebih umum dikenal sebagai sebuah koleksi
besar yang dibiayai dan dioperasikan oleh sebuah kota atau institusi, serta
dimanfaatkan oleh masyarakat yang rata-rata tidak mampu membeli sekian banyak
buku atas biaya sendiri.
Analisis sistem perpustakan yang berjalan
Sistem informasi perpustakaan merupakan suatu sistem yang
sangat penting di suatu perpustakaan atau organisasi karena sangat berpengaruh
pada kinerja perpustakaan atau suatu organisasi itu sendiri.
A. Analisis
Prosedur yang sedang berjalan
1. Flow Map yang sedang berjalan
Flow Map mempunyai fungsi sebagai
mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual/berbasis
komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan).
a. Flow Map Pendaftaran Anggota yang Sedang
Berjalan
Berikut ini
prosedur pendaftaran anggota yang sedang berjalan dari sistem informasi
perpustakaan di MA nurul hikmah banyuasin 1 adalah :
1. Petugas perpustakaan memberikan form
pendaftaran kepada calon
anggota yang
akan mendaftar.
2. Calon anggota mengisi form pendaftaran
kemudian
menyerahkannya
kepada petugas perpustakaan.
3. Petugas mencatat data anggota ke buku
catatan anggota.
4. Petugas membuat kartu anggota yang kemudian
diserahkan kepada anggota sebagai bukti keanggotaan.
5. Petugas membuat laporan anggota sebanyak 2
rangkap, rangkap
pertama untuk
diarsipkan dan rangkap kedua diserahkan kepada kepala sekolah.
Flow map pendaftaran anggota
merupakan bagan alur yang menunjukkan arus data atau dokumen yang digunakan
pada saat pendaftaran anggota.
Gambar
1. Pendaftaran anggotaAlur kerja yang sudah berjalan
Keterangan
:
BCA
: Buku Catatan Anggota
LDA
: Laporan Data Anggota
b.
Flow Map Peminjaman Buku yang Sedang Berjalan
Berikut ini peminjaman buku yang
sedang berjalan dari sistem informasi perpustakaan di MA nurul hikmah banyuasin
1 adalah :
1.
Anggota menyerahkan kartu
anggota dan buku yang akan dipinjam kepada petugas perpustakaan.
2.
Petugas akan memeriksa terlebih
dahulu status peminjaman anggota yang dilihat dari buku catatan peminjaman,
jika status anggota masih dalam masa peminjaman, maka anggota tidak dapat
meminjam buku, kartu anggota akan diserahkan kembali oleh petugas kepada
anggota. Tapi jika status anggota tidak dalam masa peminjaman, maka anggota
dapat meminjam buku.
3.
Petugas mencatat data peminjaman
pada buku catatan peminjaman
4.
Dari buku catatan peminjaman
dibuat laporan data peminjaman buku sebanyak 2 rangkap, rangkap pertama
diarsipkan, rangkap kedua diserahkan kepada kepala sekolah
5.
Kartu anggota beserta buku yang
dipinjam diserahkan kembali oleh petugas perpustakaan kepada anggota.
Flow map peminjaman buku merupakan
bagan alur yang menunjukkan arus data atau dokumen yang digunakan pada saat
input data anggota.
Gambar
2 Flow Map Peminjaman Buku yang Sedang
Berjalan
Keterangan
:
BCP : Buku Catatan Peminjaman
LDP
: Laporan Peminjaman Buku
b.
Flow Map Pengembalian Buku yang Sedang
Berjalan
Berikut ini
pengembalian buku yang sedang berjalan dari sistem informasi perpustakaan di MA
nurul hikmah banyuasin 1 adalah :
1.
Anggota menyerahkan kartu
anggota beserta buku yang
dipinjamnya kepada petugas
perpustakaan.
2.
Petugas mengecek data
peminjaman terlebih dahulu yang dilihat
dari buku catatan peminjaman buku, jika
tidak sesuai dengan data yang ada dalam catatan maka kartu anggota akan di
kembalikan kepada anggota.
3.
Apabila pengembalian buku melebihi
dari 1 minggu, maka anggota
akan dikenakan denda dan petugas akan
menghitungnya, jika tidak ada denda kartu diserahkan oleh petugas kepada
anggota.
4.
Petugas perpustakaan membuat
laporan data pengembalian buku
sebanyak 2 rangkap, rangkap pertama
diarsipkan, rangkap kedua diserahkan kepada kepala sekolah.
Flow map pengembalian buku merupakan bagan alur yang
menunjukkan arus data atau dokumen yang digunakan pada saat input data anggota
Gambar
3 Flow Map Pengembalian Buku yang Sedang Berjalan
Keterangan
:
BCP
: Buku Catatan Peminjaman
BCPn
: Buku Catatan Pengembalian
LPn : Laporan Pengembalian Buku
Dari
urain di atas,
terdapat kekurangan sistem informasi perpustakan di MA Nurul Hikmah
Bayuasin 1 yaitu:
1. Pada proses sirkulasi (peminjaman dan pengembalian),
pendaftaran anggota dan penelusuran buku masih dilakukan secara manual,
sehingga menyebabkan kurang cepat dan kurang akurat di dalam proses pelayanan
terhadap anggota, pembuatan laporan dan kegiatan lainnya yang saling
berhubungan.
2. Masih banyak penyimpanan data yang tidak teratur dan
terdapatnya beberapa data yang sama (redundancy)
Solusi
yang tepat yaitu membuat aplikasi system informasi perpusakaan baru.
Berikut ini
adalah system informasi perpustakaan yang di usulkan untuk mengganti system
informasi perpustakaan yang lama.
A. Perancangan Prosedur yang
Diusulkan
1.
Prosedu
yang diusulkan
a.
Flow Map Pendaftaran Anggota
yang Diusulkan
Berikut ini prosedur
pendaftaran anggota yang diusulkan dari system informasi perpustakaan di MA
nurul hikmah banyuasin 1 adalah :
1.
Anggota menyerahkan form data
anggota kepada petugas perpustakaan
2.
Petugas menginput data anggota
ke file baru
3.
Petugas mencetak kartu
4.
Kartu anggota tersebut
diserahkan kepada anggota sebagai bukti keanggotaan
5.
Petugas membuat laporan anggota
berdasarkan file anggota yang kemudian diserahkan kepada kepala sekolah.
Flow map pendaftaran
anggota yang diusulkan adalah sebagai
berikut:
Gambar
4 Flow Map Pendaftaran Anggota yang Diusulkan
Keterangan
:
LDA
: Laporan Data Anggota
a.
Flow Map Peminjaman Buku yang
Diusulkan
Berikut ini prosedur
peminjaman buku yang diusulkan dari sistem informasi perpustakaan di MA nurul
hikmah banyuasin 1 adalah :
1.
Pada saat peminjaman anggota
menyerahkan kartu anggota dan buku
yang akan dipinjam kepada petugas
perpustakaan
2.
Anggota hanya bisa meminjam
buku sebanyak 2 buku, dengan masa peminjaman adalah 7 hari
3.
Petugas akan menginputkan kode
anggota terlebih dahulu, jika status anggota masih dalam masa peminjaman, maka
anggota tidak dapat meminjam buku, kartu anggota akan diserahkan kembali oleh
petugas kepada anggota. Tapi jika status anggota tidak dalam masa peminjaman, maka
anggota dapat meminjam buku
4.
Petugas menginput data
peminjaman ke file peminjaman, dan dibuat laporan peminjaman untuk diserahkan
kepada kepala sekolah
5.
Kartu anggota dan buku yang
dipinjam diserahkan kembali oleh petugas perpustakaan kepada anggota
Flow map peminjaman
buku yang diusulkan adalah sebagai berikut:
Gambar 5 Flow
Map Peminjaman Buku yang Diusulkan
Keterangan
:
LP : Laporan
Peminjaman Buku
a.
Flow Map Pengembalian Buku yang Diusulkan
Berikut ini prosedur
pengembalian buku yang diusulkan dari
system informasi perpustakaan di MA nurul hikmah banyuasin 1 adalah :
1.
Pada saat pengembalian buku,
anggota menyerahkan kartu anggota, beserta buku yang di pinjam kepada petugas
perpustakaan
2.
Petugas perpustakaan mengecek
data peminjaman
3.
Petugas perpustakaan cek denda,
jika tidak ada denda petugas langsung menginput data pengembalian, tetapi jika
ada denda petugas melakukan perhitungan denda baru setelah itu petugas
menginput data pengembalian.
4.
Petugas perpustakaan membuat
laporan pengembalian buku dan laporan denda yang akan diserahkan kepada kepala
sekolah. Setelah diketahui berapa jumlah denda petugas perpustakaan mencetak
kwitansi pembayaran denda.
5.
Petugas perpustakaan
menyerahkan kembali kartu anggota serta kwitansi pembayaran denda kepada
anggota.
Flow map pengembalian
buku yang diusulkan adalah sebagai berikut:
Gambar
4.11 Flow Map Pengembalian Buku yang Diusulkan
Keterangan
:
LPn : Laporan Pengembalian Buku
LBK : Laporan Peminjaman Buku Belum dikembalikan
Adapun
manfaat dari sistem yang di usulkan di atas yaitu:
1.
Dengan sistem yang baru maka proses sirkulasi dan proses
penelusuran dapat dilakukan secara cepat, tepat dan akurat.
2.
Sistem mampu memberikan pelayanan yang lebih baik yang
akhirnya dapat memuaskan para anggota dan petugas perpustakaan.
Question and answer presentation
1. Contoh dari sistem yang di
usulkan tentang cepat dan akurat.
Cepat:
dalam aplikasi sistem perpustakaan yang di usulkan pencarian buku bisa di
lakukan secara cepat karena memiliki mesin pencari, di situ kita dapat lansung
menemukan informasi keberadaan buku yang di cari.
Akurat: dikatakan akurat karena pencarian buku
menggunakan aplikasi dan memasukan kode buku (primary key) dengan itu tidak akan terjadi kesalahan ketika pencarian buku.
2. Keamanan sistem
Dilihat dari segi keamanan
data pada sistem lama yang ada di perpustakaan pada saat ini data yang
diarsipkan dalam bentuk kertas, sehingga akan mudah hilang dan rusak.
Sedangkan pada rancangan
sistem yang diusulkan dengan mengupdate komputer setiap minggu sekali akan
mencegah masuknya virus kedalam komputer, kemungkinan data yang hilang dan
rusak dapat diatasi.
Dan dalam sistem yang di
usulkan hanya Admin/petugas perpustakaan yang bisa login (menggunakan program
tersebut).
3. Sistem yang di usulkan adalah
aplikasi berbasis desktop.
