PROSES BISNIS (Analisis sistem informasi perpustakaan di MA Nurul Hikmah Banyuasin 1)

ANALISIS SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DI MA NURUL HIKMAH BANYUASIN 1

Laporan ini Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah

Proses Bisnis

Dosen :

Nyimas Sofiah, S.Kom, MM, M. Kom

Disusun oleh:

1.      Randi

2.      Suparji

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS BINADARMA PALEMBANG

2016

ANALISIS SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN MA NURUL HIKMAH BANYUASIN 1

Sekilas tentang perpustakaan

Perpustakaan adalah sebuah koleksi buku dan majalah. Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan, namun perpustakaan lebih umum dikenal sebagai sebuah koleksi besar yang dibiayai dan dioperasikan oleh sebuah kota atau institusi, serta dimanfaatkan oleh masyarakat yang rata-rata tidak mampu membeli sekian banyak buku atas biaya sendiri.

Analisis sistem perpustakan yang berjalan

            Sistem informasi perpustakaan merupakan suatu sistem yang sangat penting di suatu perpustakaan atau organisasi karena sangat berpengaruh pada kinerja perpustakaan atau suatu organisasi itu sendiri.

A.    Analisis Prosedur yang sedang berjalan

1.      Flow Map yang sedang berjalan 

Flow Map mempunyai fungsi sebagai mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual/berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan).

a.       Flow Map Pendaftaran Anggota yang Sedang Berjalan

Berikut ini prosedur pendaftaran anggota yang sedang berjalan dari sistem informasi perpustakaan di MA nurul hikmah banyuasin 1 adalah :

1.      Petugas perpustakaan memberikan form pendaftaran kepada calon

anggota yang akan mendaftar.

2.      Calon anggota mengisi form pendaftaran kemudian

menyerahkannya kepada petugas perpustakaan.

3.      Petugas mencatat data anggota ke buku catatan anggota.

4.      Petugas membuat kartu anggota yang kemudian diserahkan kepada anggota sebagai bukti keanggotaan. 

5.      Petugas membuat laporan anggota sebanyak 2 rangkap, rangkap

pertama untuk diarsipkan dan rangkap kedua diserahkan kepada kepala sekolah.

Flow map pendaftaran anggota merupakan bagan alur yang menunjukkan arus data atau dokumen yang digunakan pada saat pendaftaran anggota.

Gambar 1. Pendaftaran anggotaAlur kerja yang sudah berjalan

Keterangan :

BCA : Buku Catatan  Anggota

LDA : Laporan Data Anggota

b.       Flow Map Peminjaman Buku yang Sedang Berjalan

Berikut ini peminjaman buku yang sedang berjalan dari sistem informasi perpustakaan di MA nurul hikmah banyuasin 1 adalah :

1.      Anggota menyerahkan kartu anggota dan buku yang akan dipinjam kepada petugas perpustakaan.

2.      Petugas akan memeriksa terlebih dahulu status peminjaman anggota yang dilihat dari buku catatan peminjaman, jika status anggota masih dalam masa peminjaman, maka anggota tidak dapat meminjam buku, kartu anggota akan diserahkan kembali oleh petugas kepada anggota. Tapi jika status anggota tidak dalam masa peminjaman, maka anggota dapat meminjam buku.

3.      Petugas mencatat data peminjaman pada buku catatan peminjaman

4.      Dari buku catatan peminjaman dibuat laporan data peminjaman buku sebanyak 2 rangkap, rangkap pertama diarsipkan, rangkap kedua diserahkan kepada kepala sekolah

5.      Kartu anggota beserta buku yang dipinjam diserahkan kembali oleh petugas perpustakaan kepada anggota.

Flow map peminjaman buku merupakan bagan alur yang menunjukkan arus data atau dokumen yang digunakan pada saat input data anggota.

 

Gambar 2 Flow Map Peminjaman Buku  yang Sedang Berjalan

Keterangan :

BCP  : Buku Catatan Peminjaman

LDP : Laporan Peminjaman Buku

b.       Flow Map Pengembalian Buku yang Sedang Berjalan

Berikut ini pengembalian buku yang sedang berjalan dari sistem informasi perpustakaan di MA nurul hikmah banyuasin 1 adalah :

1.      Anggota menyerahkan kartu anggota beserta buku yang

dipinjamnya kepada petugas perpustakaan.

2.      Petugas mengecek data peminjaman terlebih dahulu yang dilihat

dari buku catatan peminjaman buku, jika tidak sesuai dengan data yang ada dalam catatan maka kartu anggota akan di kembalikan kepada anggota.

3.      Apabila pengembalian buku melebihi dari 1 minggu, maka anggota

akan dikenakan denda dan petugas akan menghitungnya, jika tidak ada denda kartu diserahkan oleh petugas kepada anggota. 

4.      Petugas perpustakaan membuat laporan data pengembalian buku

sebanyak 2 rangkap, rangkap pertama diarsipkan, rangkap kedua diserahkan kepada kepala sekolah.

Flow map pengembalian buku merupakan bagan alur yang menunjukkan arus data atau dokumen yang digunakan pada saat input data anggota

 

Gambar 3 Flow Map Pengembalian Buku yang Sedang Berjalan

Keterangan :

BCP : Buku Catatan Peminjaman

BCPn : Buku Catatan Pengembalian

LPn  : Laporan Pengembalian Buku

Dari urain di atas,  terdapat kekurangan sistem informasi perpustakan di MA Nurul Hikmah Bayuasin 1 yaitu:

1. Pada proses sirkulasi (peminjaman dan pengembalian), pendaftaran anggota dan penelusuran buku masih dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan kurang cepat dan kurang akurat di dalam proses pelayanan terhadap anggota, pembuatan laporan dan kegiatan lainnya yang saling berhubungan.

2. Masih banyak penyimpanan data yang tidak teratur dan terdapatnya beberapa data yang sama (redundancy)

Solusi yang tepat yaitu membuat aplikasi system informasi perpusakaan baru.

Berikut ini adalah system informasi perpustakaan yang di usulkan untuk mengganti system informasi perpustakaan yang lama.

A.    Perancangan Prosedur yang Diusulkan

1.      Prosedu yang diusulkan

a.       Flow Map Pendaftaran Anggota yang Diusulkan

Berikut ini prosedur pendaftaran anggota yang diusulkan dari system informasi perpustakaan di MA nurul hikmah banyuasin 1 adalah :

1.      Anggota menyerahkan form data anggota  kepada petugas perpustakaan

2.      Petugas menginput data anggota ke file baru

3.      Petugas mencetak kartu

4.      Kartu anggota tersebut diserahkan kepada anggota sebagai bukti keanggotaan

5.      Petugas membuat laporan anggota berdasarkan file anggota yang kemudian diserahkan kepada kepala sekolah.

Flow map pendaftaran anggota yang diusulkan  adalah sebagai berikut:

Gambar 4 Flow Map Pendaftaran Anggota yang Diusulkan

Keterangan : 

LDA : Laporan Data Anggota

a.       Flow Map Peminjaman Buku yang Diusulkan

Berikut ini prosedur peminjaman buku yang diusulkan dari sistem informasi perpustakaan di MA nurul hikmah banyuasin 1 adalah :

1.      Pada saat peminjaman anggota menyerahkan kartu anggota dan buku

yang akan dipinjam kepada petugas perpustakaan

2.      Anggota hanya bisa meminjam buku sebanyak 2 buku, dengan masa peminjaman adalah 7 hari

3.      Petugas akan menginputkan kode anggota terlebih dahulu, jika status anggota masih dalam masa peminjaman, maka anggota tidak dapat meminjam buku, kartu anggota akan diserahkan kembali oleh petugas kepada anggota. Tapi jika status anggota tidak dalam masa peminjaman, maka anggota dapat meminjam buku

4.      Petugas menginput data peminjaman ke file peminjaman, dan dibuat laporan peminjaman untuk diserahkan kepada kepala sekolah

5.      Kartu anggota dan buku yang dipinjam diserahkan kembali oleh petugas perpustakaan kepada anggota

Flow map peminjaman buku yang diusulkan adalah sebagai berikut:

Gambar 5 Flow Map Peminjaman Buku yang Diusulkan

Keterangan : 

LP : Laporan Peminjaman Buku 

a.        Flow Map Pengembalian Buku yang Diusulkan

Berikut ini prosedur pengembalian buku  yang diusulkan dari system informasi perpustakaan di MA nurul hikmah banyuasin 1 adalah :

1.      Pada saat pengembalian buku, anggota menyerahkan kartu anggota, beserta buku yang di pinjam kepada petugas perpustakaan

2.      Petugas perpustakaan mengecek data peminjaman

3.      Petugas perpustakaan cek denda, jika tidak ada denda petugas langsung menginput data pengembalian, tetapi jika ada denda petugas melakukan perhitungan denda baru setelah itu petugas menginput data pengembalian.

4.      Petugas perpustakaan membuat laporan pengembalian buku dan laporan denda yang akan diserahkan kepada kepala sekolah. Setelah diketahui berapa jumlah denda petugas perpustakaan mencetak kwitansi pembayaran denda.

5.      Petugas perpustakaan menyerahkan kembali kartu anggota serta kwitansi pembayaran denda kepada anggota.

Flow map pengembalian buku yang diusulkan adalah sebagai berikut:

Gambar 4.11 Flow Map Pengembalian Buku yang Diusulkan

Keterangan :

LPn   : Laporan Pengembalian Buku

LBK  : Laporan Peminjaman Buku Belum dikembalikan

Adapun manfaat dari sistem yang di usulkan di atas yaitu:

1.      Dengan sistem yang baru maka proses sirkulasi dan proses penelusuran dapat dilakukan secara cepat, tepat dan akurat.

2.      Sistem mampu memberikan pelayanan yang lebih baik yang akhirnya dapat memuaskan para anggota dan petugas perpustakaan.

Question and answer presentation

1.      Contoh dari sistem yang di usulkan tentang cepat dan akurat.

Cepat: dalam aplikasi sistem perpustakaan yang di usulkan pencarian buku bisa di lakukan secara cepat karena memiliki mesin pencari, di situ kita dapat lansung menemukan informasi keberadaan buku yang di cari. 

Akurat: dikatakan akurat karena pencarian buku menggunakan aplikasi dan memasukan kode buku (primary key)  dengan itu  tidak akan  terjadi kesalahan ketika  pencarian buku.

2.      Keamanan sistem

Dilihat dari segi keamanan data pada sistem lama yang ada di perpustakaan pada saat ini data yang diarsipkan dalam bentuk kertas, sehingga akan mudah hilang dan rusak.

Sedangkan pada rancangan sistem yang diusulkan dengan mengupdate komputer setiap minggu sekali akan mencegah masuknya virus kedalam komputer, kemungkinan data yang hilang dan rusak dapat diatasi.

Dan dalam sistem yang di usulkan hanya Admin/petugas perpustakaan yang bisa login (menggunakan program tersebut).

3.      Sistem yang di usulkan adalah aplikasi berbasis desktop.